Souvent délaissé par les directions achats qui ne disposent pas d’une vue précise de ce poste de coûts, le budget engins de manutention n’est que peu optimisé. Et pourtant des économies notoires sont à réaliser. Il suffit pour cela de mettre en place une démarche d’optimisation pragmatique. Arnaud Bollini, consultant d’Euklead, nous éclaire.
Les engins de manutention ne font pas figure au regard du plus grand nombre de poste de coûts stratégiques et pourtant les chariots élévateurs, par exemple, sont essentiels à la bonne marche d’une entreprise car directement liés à la production. C’est notamment le cas de ceux qui interviennent dans la chaîne de fabrication et pour lesquels une panne est synonyme d’interruption de la production et de coûts supplémentaires induits.
Si l’on ne prête que peu d’intérêt à ce budget, il n’en demeure pas moins qu’il peut vite atteindre des sommes importantes et être source d’économies notoires comme en témoigne la mission de Arnaud Bollini, consultant d’Euklead, expert manutention, chez un leader de la distribution de matériels électriques. Grâce à l’intervention de l’expert, l’entreprise a réalisé 29% d’économies annuelles sur son budget chariots élévateurs initial de 348 000 euros. « Des entreprises comptent jusqu’à 100 chariots industriels à 50 000 euros pièce ! Et il nous est fréquemment arrivé d’intervenir dans des PME et ETI dont le budget chariots élévateurs s’élevait avant notre
intervention à plus de 250 000 euros annuels. », précise-t-il.
Les freins à l’optimisation de ce budget sont nombreux. Les chariots élévateurs n’intéressent que peu de collaborateurs dans une entreprise. « Seuls les utilisateurs et le responsable logistique ou celui de la production sont concernés. Et dans bien des cas, ils n’ont pas une vue précise de leurs besoins car ils ne disposent que de très peu d’informations quant aux produits qu’ils manutentionnent. », ajoute A. Bollini. Par ailleurs, qu’elles soient grandes ou petites, les entreprises ne se penchent sur le sujet que ponctuellement au moment du renouvellement du parc c’est-à-dire tous les 5 ans en moyenne. Les directions achats sont donc naturellement assez peu averties. Par ailleurs, éloignées des sujets liés à la production et à la logistique, elles ne disposent en règle générale que de peu de connaissances en matière de machines. Le  budget est en outre très opaque car une bonne partie des coûts est diluée dans le budget maintenance et échappe ainsi à la vigilance de chacun. « Par ailleurs, au cours  e nos missions, j’ai pu constater qu’il y avait peu d’échanges entre les acheteurs et les prescripteurs que sont les responsables logistiques et les utilisateurs. C’est  pourtant à ces derniers que revient la tâche essentielle de rédiger un cahier des charges précis. Mais dans 90% des cas, les entreprises renouvellent à l’identique. », affirme A. Bollini qui poursuit : « Or, il est impératif de requalifier les besoins de l’entreprise en fonction des produits à transporter, de la distance à parcourir et de la hauteur maximale de stockage par exemple. D’une année à l’autre, il peut y avoir des changements dans les charges en elle-même ; les produits sont fabriqués avec de nouveaux matériaux, peut-être plus lourds que par le passé, leur dimension peut avoir évoluée, sans compter que le conditionnement n’est pas nécessairement identique non plus… Dans tous les cas, il faut une réponse technique adaptée. Si le chariot élévateur est surdimensionné vous payez trop cher ; s’il est sous-dimensionné, vous risquez des accidents corporels, matériels, et la casse des produits transportés. Des coûts induits en sus pour l’entreprise. »
Une fois réalisée cette cartographie des charges (dimension, poids, hauteur de stockage maximum définis par type de produits et zone de stockage…), il convient d’examiner l’ensemble des coûts. « Pour être schématique, la détention d’un parc d’engins de manutention s’effectue par achat ou location (neuf / occasion). Il est à noter que les grandes entreprises et ETI ont plus vite pris le virage de la location alors que les PME restent orientées sur l’achat. Cela s’explique par le fait qu’elles en ont une moindre utilisation. », précise A. Bollini. En outre, il peut être associé à chaque matériel, soit un contrat de maintenance préventive qui couvre, selon les données constructeurs, les révisions annuelles toutes les « x » heures – à définir également- soit un contrat appelé « full service » qui intègre au préventif les réparations tout au long du cycle de vie du produit excepté un usage anormal ou inapproprié du matériel. « Si la tendance forte est en faveur du full service, nous invitons les directions achats à distinguer les matériels afin de leur associer de façon optimale un type de contrat. Si une entreprise dispose de transpalettes (les prix unitaires se situent entre 4000 et 5000 euros) dont l’usage est peu intensif, nous lui conseillons le contrat préventif car le taux de panne sera faible et un contrat full service sera inadapté car surdimensionné. En revanche, si elle utilise de façon intensive des chariots élévateurs industriels frontaux dont les prix démarrent à 20 000 euros pour un 2 tonnes, le contrat full service sera indispensable. », précise A. Bollini.
Ainsi, il est impératif d’analyser le nombre d’heures d’utilisation de chaque engin. « Ajoutons à ce propos que dans cette étape, il faudra prendre en compte les séquences de production, l’organisation de la manutention et l’architecture des bâtiments… », ajoute A. Bollini. Les engagements d’utilisation, qui font l’objet d’une contractualisation, peuvent résulter en des facturations supplémentaires si l’on n’y prête que peu d’attention. En effet, comme l’annonce l’expert : « Si le contrat est de 2000 heures et que l’entreprise utilise son chariot pendant 3000 heures, elle se verra facturer des heures supplémentaires. Et si elle n’en fait que 1000, il faudra
renégocier à la baisse. » Cette gestion est essentielle. Notamment elle permet en cas de fluctuation du niveau d’utilisation de gérer les pics et les baisses. En effet, le nombre d’heures d’utilisation des chariots peut évoluer au cours d’une année notamment si l’entreprise travaille avec des produits saisonniers. Aussi, pour faire face aux pics, il est préférable d’optimiser l’utilisation de la flotte existante que d’acheter du matériel supplémentaire qui ne sera pas utilisé le reste du temps. « Ce cas est fréquent. Aussi, pour aider nos clients à gérer leur flotte, nous mettons en place chez ces derniers un système qui permet d’accroître l’efficacité de l’organisation. Il s’agit d’un dispositif de contrôle d’accès qui permet de visualiser à distance les compteurs des chariots. » confirme A. Bollini. Grâce à ces données, l’entreprise dispose d’un enregistrement détaillé des temps d’utilisation ce qui permet au responsable du parc de gérer efficacement les heures d’utilisation de chaque engin. Ce système visualise également en temps réel les impacts causés au matériel. « Le suivi des accidents est essentiel pour sensibiliser les personnels à la casse. Ces incidents doivent en effet être limités car ils ont un coût non négligeable qui alourdit le budget. Il est à noter que l’aménagement des espaces doit être optimisé afin que les chariots parcourent le minimum de distances. Par ailleurs, il faut intégrer les charges hors contrat comme les pneus, les batteries, les fourches… Ce n’est qu’en phase finale,
qu’il sera possible d’interroger les fournisseurs. C’est un marché très concurrentiel, il faut en profiter. », ajoute A. Bollini qui conclut : « Vient finalement le temps de la négociation sur un niveau équilibré pour assurer une prestation de qualité et en toute sécurité. En outre, on accordera une attention particulière aux services associés comme les délais de remise en service d’un matériel ou encore le prêt de matériel en cas panne. »