Tout ce que vous devez savoir sur les déplacements professionnels

Entre performances achats et impératifs en termes de ressources humaines, le budget déplacements et voyages, soumis à des bouleversements majeurs, est d’une complexité d’appréhension notoire.Aucune entreprise ne peut faire l’impasse sur les déplacements et voyages professionnels. Ceux-ci sont essentiels à la création et au maintien des relations commerciales avec les clients et les fournisseurs comme ils servent à renforcer les liens entre les collaborateurs répartis sur plusieurs sites.Mais ce budget qui peut aisément dépasser les 400 000 euros annuels pour une PME ou une ETI, est difficile à appréhender. En effet, il est constitué de plusieurs segments de coûts : frais d’hôtellerie pour les salariés ou encore clients et fournisseurs invités ; coûts des transports qu’ils soient aériens, ferroviaires ou automobiles (location courte durée de voitures, taxis…) ; prestations des agences de voyages ; achat ou location d’outils de réservations... A tous ces postes, il faut ajouter tous les coûts liés aux événementiels.À cette complexité s’associe celle liée aux mutations du secteur. La digitalisation a fait émerger de nouveaux acteurs et de nouveaux modes de consommation. Les salariés qui font l’usage à titre privé de comparateurs de prix, de plateformes de mobilité ou encore de location de logements, sont demandeurs de plus d’autonomie dans l’organisation de leurs déplacements professionnels‍

Les révolutions réglementaires ont également des impacts considérables. La dérégulation du ferroviaire en France en 2020 va bousculer le marché. Et si cette concurrence est vertueuse en termes d’achats, elle demandera une attention particulière en termes de suivi. La New Distribution Capability qui touche l’aérien ne sera pas non plus sans conséquence. Cette dernière qui a pour vocation de rendre plus accessibles toutes les informations sur les prestations de tous les vols –prix par cabine, options bagages, choix des places…- demandera plus d’acuité de la part des travel manager.Les lois concernant la mobilité depuis janvier 2018 concernant notamment celles de plus de 100 salariés ont également des incidences notoires. Elles poussent les entreprises à repenser les modes de déplacements domicile-travail voire à favoriser le télétravail. Des dispositifs financiers les incitent à développer le covoiturage ou encore à favoriser la trottinette électrique. Aux indemnités kilométriques pour le vélo, la loi permet à l’entreprise de rembourser aux salariés jusqu’à 400 € de covoiturage / an (sans cotisations), cumulables avec le remboursement obligatoire de la moitié du titre de transport en commun. Les covoiturages peuvent être subventionnés à raison de 2/jour.

Conclusion

D’un point de vue achats, la maîtrise d’un budget aussi protéiforme est éminemment complexe. En effet, il faut être en capacité d’analyser avec pertinence et de façon indépendante les unes des autres les différentes sous-catégories qui le composent et avoir des connaissances fines des marchés pour mettre en concurrence la pléthore d’acteurs. Cela signifie temps et compétences.La travel policy et son pendant, l’outil de gestion des voyages d’affaires, outils d’aide à la maîtrise de ce budget, devront s’adapter aux nouveaux comportements et intégrer des acteurs tels Airbnb ou Uber. La liberté demandée par les jeunes invite également les entreprises à plus de flexibilité dans leur politique de voyages. On notera que de nombreuses solutions créées par des start-up, inspirées des jeux vidéos et basées sur le principe de la récompense, incitent les collaborateurs à adopter la travel policy de l’entreprise. Ces acteurs d’un nouveau genre accélèrent la transformation du secteur !